Inschrijven
Scholen schrijven zich via het inschrijfformulier op de website in voor de gewenste module.
Als inschrijfformulieren na de uiterste inschrijfdatum binnenkomen kan de dienstverlening niet worden gegarandeerd.

Klassenpassen
Op het inschrijfformulier geeft de school de juiste informatie door over de groepsindeling, groepsgrootte en groepsleerkrachten.  
Voor het maken van de passen heeft KopGroep Bibliotheken het e-mailadres van de betreffende groepsleerkracht(en) nodig.
Leerkrachten kunnen zelf een account aanmaken op de website, waarmee materialen kunnen worden verlengd en gereserveerd.
In geval van langdurige ziekte of vertrek van een leerkracht zorgt de school dat het e-mailadres van de vervangende leerkracht wordt doorgegeven aan KopGroep Bibliotheken via educatie@kopgroepbibliotheken.nl 

Klassenpassen lopen per schooljaar, niet per kalenderjaar. Wanneer een school niet inschrijft voor het nieuwe schooljaar wordt de klassenpas per 1 oktober geblokkeerd. In geval van verlies kan een nieuwe Klassenpas worden aangevraagd. De kosten hiervan zijn € 2,50 per pas. Graag het verzoek richten aan educatie@kopgroepbibliotheken.nl.

Lesprogramma’s
De bibliotheekconsulent stuurt aan het begin van het schooljaar per e-mail een schema van de geplande lesprogramma’s aan de leescoördinator.
De leescoördinator controleert of genoemde data en tijden in de planning van schoolactiviteiten passen neemt voor aanpassingen zonodig contact op met de leesconsulent.
De leescoördinator zorgt ervoor dat alle informatie bij de betreffende leerkrachten terechtkomt.
Op het schema staat of het lesprogramma op school of in de bibliotheek wordt uitgevoerd. Dit kan op verzoek aangepast worden.
Bij een lesprogramma in de bibliotheek zorgt de leerkracht ervoor dat hij/zij de Klassenpas bij de hand heeft.
Bij een lesprogramma in de klas zorgt de leerkracht ervoor dat hij/zij de Wifi-gegevens voor toegang bij de hand heeft.
Een lesprogramma kan tot 24 uur van tevoren door de school afgezegd worden. In dat geval kan een programma ingehaald worden.

Themacollecties
Aanvragen kan met het Aanvraagformulier themacollecties op de website.
De levering van themacollecties is afhankelijk van beschikbare materialen en kan niet worden gegarandeerd.
Aanvragen worden minimaal drie weken van tevoren ingediend.
KopGroep Bibliotheken hanteert vijf periodes in een schooljaar. Elke periode loopt van vakantie tot vakantie.
KopGroep Bibliotheken brengt collecties rond vlak na en haalt collecties op vlak voor een vakantieperiode.
Als de school wil afwijken van deze vaste periodes, kan de school ervoor kiezen om de collectie zelf op te halen van en terug te brengen naar een bibliotheekvestiging naar keuze. Kiest de school ervoor de collectie toch te laten bezorgen en op te halen op het eigen adres, dan worden er vervoerskosten in rekening gebracht.
Voor boeken die zijn zoekgeraakt of beschadigd wordt een vergoeding in rekening gebracht. De hoogte is afhankelijk van de nieuwprijs en het jaar van uitgave. De school ontvangt hiervoor een aparte factuur aan het einde van het schooljaar.

Collectie op School (Onderdeel van de module Extra Boeken)
De school draagt zorg voor een goede behandeling van de boeken.
KopGroep Bibliotheken zorgt jaarlijks voor 10% verversing van de collectie. De school kan aangeven welke onderdelen vervanging behoeven.
De scholen zijn zelf verantwoordelijk voor het klaarleggen van de boeken voor de 10 % wissel aan het eind van het schooljaar.
KopGroep Bibliotheken draagt zorg voor de aflevering en het ophalen van de boeken op school.

Factuur
KopGroep Bibliotheken verstuurt de facturen voor Doe de Bieb-modules aan het begin van het nieuwe kalenderjaar, op basis van het aantal leerlingen op peildatum 1 oktober.
Voor aanvragen buiten de modules om worden kosten in rekening gebracht.
Het is de verantwoordelijkheid van de school om de ingevulde gegevens te controleren op juistheid. Wijzigingen die van belang zijn voor de factuur kunnen tot uiterlijk 1 november worden doorgegeven.

Deze afsprakenlijst is voor het laatst aangepast op 11 mei 2023.